Archiwa cmentarne

INFORMACJA DOTYCZĄCA DOSTĘPNOŚCI DO KSIĄG CMENTARNYCH I AKT GROBU


Zarząd Cmentarzy Komunalnych realizując wytyczne Rozporządzenia Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji w sprawie prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2001.90.1013 z dnia 2001.08.31) prowadzi następującą dokumentację:
- księgi osób pochowanych na cmentarzu,
- księgi grobów,
- alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu.

Jako akta pomocnicze do wyżej wymienionych ksiąg Zarząd Cmentarzy Komunalnych prowadzi indywidualne akta grobów, które zawierają informacje dotyczące zmarłych pochowanych w danym grobie, informacje o byłych i aktualnych dysponentach grobów oraz wszelką dokumentację związaną z danym grobem ( korespondencja z dysponentami/ współdysponentami, osobami trzecimi , zgody, zezwolenia).
Dostęp do akt grobu podlega ograniczeniu ze względu na potrzebę ochrony:
1) danych osobowych,
2) dóbr osobistych.

Ad 1. Pomimo, że RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) nie ma zastosowania do danych osobowych osób zmarłych, należy jednak zważyć, że administrator cmentarza przetwarza dane osobowe nie tylko osób zmarłych, ale również: rodziców osoby zmarłej, które mogą być osobami żyjącymi i podlegają ochronie, jak również dane dysponentów/ współdysponentów, osób, które dokonywały pochówku, osób na które wystawiono dokumenty opłat itp.

Ad 2. Ponadto informacje o osobach zmarłych chronione są na gruncie przepisów szczególnych. Osobom bliskim przysługuje bowiem prawo ochrony ich dobra osobistego, jakim jest kult pamięci osoby zmarłej. Ochrona tego prawa przysługuje na zasadach ogólnych, przewidzianych w przepisach ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, przede wszystkim zaś w art. 23 i 24.

Wgląd do akt grobu ( akta pomocnicze) może być udostępniony na wniosek: dysponentom/ współdysponentom, osobom spokrewnionym z pochowanymi w grobie po ewentualnej wcześniejszej anonimizacji dokumentów znajdujących się w aktach grobu, zawierających informacje podlegające ograniczeniu ze względu na potrzebę ochrony opisanych danych osobowych czy dóbr osobistych.
Każdy wniosek dotyczący dostępu do akt grobu ma charakter indywidualny i podlega wnikliwej ocenie.
Dokumenty znajdujące się w aktach grobu ( akta pomocnicze) zawierają informacje prywatne, które nie podlegają udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej ( t.j. Dz.U.2020.2176) ze względu na ochronę prywatności osoby fizycznej i dokumenty prywatne. Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem, dokument prywatny, który trafia do akt organu władzy publicznej, nie staje się z tego tytułu dokumentem urzędowym podlegającym udostępnieniu na zasadach ustawy o dostępie do informacji publicznej.